administration

uppdat. 2026 05 19

Målet är att kunna driva kroki och modellteckningen så enkelt som möjligt och utan att det hänger på en enda eller endast några få tecknare. Vilken tecknare som helst ska kunna hoppa in och driva det.
Därför ligger så mycket som möjligt av det som behövs på sajten.

Det som görs (administreras) är att samordna och bestämma:

• tid
• lokal
• modell
• tecknare

Men, en del saker som berör det här kan inte läggas ut eller lämpar sig inte att ligga ute på sajten. En del av informationen på sajten behöver det finnas backup för någon annanstans. Andra saker är arbetsverktyg som inte fungerar på en sajt. Åter andra är (mina, sajtadmins) personliga bra att ha grejor men som inte är nödvändiga. Vem som än driver krokin kan använda sina verktyg.

Det som inte ligger på sajten finns här:

• I en pärm för papper. Det är en gaffelpärm med gul rygg, märkt modellteckning. I den finns kontaktuppgifter till alla tecknare på mejl- och sms-listan, modeller, arrangörer. Bokföring av 5-kronan, verifikat, mötesanteckningar.
• Det finns ännu en pärm för papper. En gaffelpärm med svart rygg märkt ”kroki och modellteckning program 2001 ->”. I den finns alla programaffischer samlade och särutskrifter av krokierna som ligger på dem. En för vart år och eller termin. En utställningsserie.
• Det finns en fysisk mapp med ett ”krokivärds-kit”, som brukar följa med (mig) på krokiklasserna.
• Det finns en digital mapp som ligger på ett digitalt minne, märkt 2021. Mappen heter KROKI 2017.
• Kalkyldokument (typ excel) på google.docs: för programplanering som delas mellan arrangörer, krokigruppen (krokivärdar) och modeller.
• Google kalender: Det är där programmet skrivs in. Det är en kalender som är kopplad till en av sajtadministratörernas, L.L.s privata mejladress och ligger i googles (workspace) arbetsfält. Kalendern kan delas med en länk så att den syns på sajter och olika sociala medier. L.L. äger alltså kalendern och är den som kan dela den. Programmet skrivs alltså endast in på ETT ställe. Ändring görs endast på ETT ställe, EN gång och slår igenom överallt.
  Det är för att inte råka ut för att dubbla och felaktiga uppgifter sprids, på grund av att ändringar inte genomförs överallt.
  Man behöver alltså inte logga in på sajten som administratör för att skriva i den. Flera tecknare kan tilldelas den rätten av ägaren till kalendern dvs L.L.. Att kunna göra skriva i kalendern oberoende sajtens administratörer kan vara bra om det blir snabba ändringar.
  (Tyvärr går det inte att använda googles kalenderlänkar vid annonsering på DalarnasMuseum eller VisitDalarna – så där kan det bli felaktig dubbel information.)
• Två google kalendrar till: för ”heldagar med modellmåleri” ägs av L.L. och ”tecknar-målar event – även utanför Dalarna” ägs av superadministratören M.O.
• Dessutom en del appar för kommunikation som testats med olika framgång:
  Googles keep (ägs och delas av L.L. resp. M.O.),
  Metas Whatsapp (ägs av J.S. i gruppen),
  Supertext (M.O eller N.G-B.).
• Statistik för antal gånger och antal tecknare som går på krokin ligger som en excelfil. Sammanställningen i filen har sajtadmin gjort och den finns på hens privata digitala minne i mappen ”KROKI 2017…”.

mejl- och sms-listan

För att kunna hålla mejl- och smslistan ajour så finns även den liksom programmet/kalendern (för krokin) på endast ETT ställe och ändringar i den görs endast där.
Själva lapparna (formulären) som används för att anteckna sig på listan utgör inte listan som det görs ändringar i. Lapparna sparas i ”den gula pärmen”.
Det är den digitala listan som ligger på sajten som ändringar görs i. Den lista som utgörs av tecknarnas konton på sajten.

Det är den listan som använts vid utskick. Den som tecknare kan anmäla sig till och avanmäla sig från.

Hade det varit helt klart ok att administrera den med hjälp av flera tecknare (lägga till och ta bort tecknares konton) så hade det förmodligen underlättat skötseln av den. Även om det är nödvändigt att endast en av tecknarna så att säga äger den.

Men, på grund av att alla tecknare inte önskar dela sina mejladresser med alla andra tecknare och då det är ett gränsfall om GDPR är tillämpligt på en sådan lista – så är det endast den person som har hand om listan som har tillgång till den och kan dela tillgången till den med betrodda tecknare (tecknare med administratörs roller på sajten).
Alltså, endast en person som kan skicka mejl till alla tecknare!
Den personen, tecknaren, är också personuppgiftsansvarig (PUL).

mejl och smslistans uppgifter finns på 3 ställen

1. Lapparna (formuläret) där tecknarna antecknat sig på mejl- och sms-listan förvaras i ”den gula pärmen”.
2. En digital listan med mejladresser finns på sajten i form av tecknarnas användarkonton.
3. Från och med 2026 finns mejladresserna också på ”webbmailen” som hör till domänen modellteckning.se. Både sajten och webbmailen ligger på webbhotellet .One.
   (Anledningen till denna olyckligtvis för sajtadmin nödvändiga dubbla lista är att sajtadmin inte lyckats få ordning på mejlprogrammet som skickar ut mejlen direkt inifrån sajten.) Webbmailen innebär ingen ökad risk för att tecknarnas mejladresser sprids, tvärtom, den är ”mer oåtkomlig” än sajten. Den är inte sökbar från nätet, bara den med lösen till den kommer åt den. Den innebär bara att det blir dubbelt jobb för sajtadmin och ökad risk för misstaget att listorna inte hålls identiska.

ps. I hanteringen av utskick från webbmailen så har sajtadmin gjort misstaget att skicka mejl med alla adresser till de andra tecknarna synligt – en gång. (Ska inte hända igen.)

Chatt-funktion – är önskvärt men inte löst …

Så att tecknare kan chatta med varandra. I en chatt syns endast visningsnamnet. Så om du valt ett annat visningsnamn än ditt riktiga namn så är dina personuppgifter mer skyddade.

Marica sajtadmin fr.o.m 2019